Un jour, une collègue de travail m’a lancé à la blague : « Marie, on s’en va à un meeting de marmotte! ». Sur le coup, je ne comprenais pas pourquoi elle me parlait de marmotte. Une fois la réunion terminée, l’image était bien claire.
Vous avez sûrement déjà assisté à une réunion contreproductive où tout le monde parle et donne son avis sur tout. Ce genre de réunion dont on sort en sachant très bien que le problème n’a pas été réglé, que l’objectif n’a pas été atteint et que rien n’a progressé. Avez-vous l’impression que vos réunions d’équipe ressassent toujours le même sujet, rencontre après rencontre, sans avancement?
Pour éviter de tomber vous aussi dans le piège du jour de la marmotte, voici quelques conseils pour transformer vos réunions de SST en rencontres efficaces et efficientes!
Préparez vos collègues à la rencontre
On ne le dira jamais assez, la préparation est la clé du succès. Eh oui, simple comme cela! Les personnes participant à la réunion doivent être préparées. Posez clairement les balises de la rencontre en définissant à l’avance le moment, la durée, la fréquence et le(s) sujet(s) de ces rencontres. Au besoin, partagez à vos collègues les informations essentielles à connaître avant la rencontre (statistiques, sources de documentation, matériels en lien avec le sujet, etc.). Selon le contexte, clarifier le mandat de votre réunion en l’encadrant d’un ordre du jour détaillé.
Et de grâce, évitez la réunionite aiguë! Les réunions qui s’éternisent ou, pire, qui se multiplient, n’aident en rien la productivité et la rentabilité de votre entreprise.
Choisissez avec justesse les parties prenantes de la réunion
Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi vous deviez assister à une réunion? Avez-vous alors eu l’impression de ne pas pouvoir contribuer à résoudre le sujet qui y était abordé? Si cette situation vous est familière, demandez-vous : est-ce les bonnes personnes qui ont été conviées à cette réunion? Une bonne réunion de SST doit réunir seulement les gens concernés, c’est-à-dire les intervenants qui auront un réel impact sur les actions prises pour atteindre vos objectifs.
Encadrez les échanges
On le sait, une réunion peut vite déraper! Il n’est pas rare que les discussions passent du coq à l’âne ou qu’un collègue monopolise la conversation en apportant des informations hors contexte. Ces dérapages détournent votre équipe de l’objectif principal de la réunion. Prenez donc soin d’établir clairement les balises qui guideront les échanges. Par exemple, demandez aux participants de se poser ces deux questions préalables afin d’évaluer la pertinence des informations échangées :
- Est-ce que cette information est factuelle et vérifiable?
- Est-ce que cette information est pertinente au sujet ou à l’objectif de la rencontre?
Au besoin, déterminez les rôles et les responsabilités de chacun au sein de la rencontre. Par exemple, désigner une personne pour animer positivement les discussions peut être utile pour rappeler le but de la rencontre ou pour attribuer à chacun des tours de parole. Faites également preuve d’écoute et d’ouverture afin de ne pas tomber dans le piège d’une trop grande rigidité.
Le suivi, de la parole aux actes
Une bonne réunion n’en est pas une sans une bonne prise de notes. Celle-ci permet de garder en mémoire les informations échangées et, surtout, de faire le suivi des actions qui seront posées à la suite des discussions. Quelles sont les solutions, les recommandations ou les décisions qui ont été prises? Ce suivi permet également d’attribuer à chacun des tâches ou des objectifs à accomplir pour régler les situations problématiques. Chacun des intervenants pourra ensuite faire un suivi de ses responsabilités et de l’avancement de ses actions lors de la prochaine réunion. Bien sûr, ce processus nécessite de la constance et de la rigueur!
Avez-vous une stratégie derrière vos rencontres de SST?
Finalement, l’absence de stratégie est souvent ce qui nuit le plus à l’efficacité des réunions. Essentiel, ce plan de match vous aidera à prioriser vos actions et les résultats escomptés, mais aussi à mobiliser votre équipe vers des objectifs communs. En arrimant vos réunions aux objectifs en SST de votre entreprise vous vous assurez ainsi d’optimiser ce temps de rencontre au bénéfice de tout le monde.
Pour ce faire, laissez-moi vous aider à structurer vos rencontres afin que vos opérations et vos actions soient rentables, durables et sécuritaires.
Mettez fin au cycle du jour de la marmotte!
